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Règlement

Table des matières

Membres
Droits
Bureaux
Sceau de l'Association et attestation des actes
Conseil d'administration
Membres du Bureau et fonctions
Rémunération et indemnisation des représentants et des administrateurs
Comités
Attestation
Assemblées de l'Association
Finances
Propriété intellectuelle
Sections
Modification du Règlement
Dissolution

1.	Membres
	1.1	Admissibilité
		1.1.1	Tous les membres doivent être des employées d'un ministère ou d'un organisme du gouvernement fédéral assujetti à la Politique du gouvernement sur la sécurité.
		1.1.2	Les employées du gouvernement fédéral faisant partie de l'une ou l'autre des catégories suivantes rencontrent toutes les conditions préalables à devenir membres :
			1.1.2.1.	un agent de sécurité d’un ministère;
			1.1.2.2.	une personne parrainée par un agent de sécurité d’un ministère;
			1.1.2.3.	une personne directement engagée dans la mise en œuvre d'un programme ministériel de sécurité et intéressée à contribuer à la poursuite des objectifs de l'association.
		1.1.3.	Les associés peuvent être admis s’ils sont parrainés par deux membres réguliers et approuvés par le Conseil d’administration, moyennant le paiement de la cotisation annuelle prévue, à même les catégories ci-après :
			1.1.3.1.	une personne au service de la fonction publique d’un ministère ou d’un organisme étranger provincial, d’État ou territorial, ou d’une entreprise canadienne ou étrangère publique ou privée, dont les fonctions relèvent de la sécurité ou sont connexes à la sécurité;
			1.1.3.2.	les enseignants et les élèves d’un établissement postsecondaire canadien enseignant ou étudiant dans le contexte d’un programme à temps plein ou à temps partiel dans le domaine de la sécurité ou de l’application de la loi ou d’un programme connexe;
			1.1.3.3.	les retraités ou les anciens employés d’un gouvernement canadien ou étranger ou d’une société privée, dont les tâches visaient la sécurité ou un domaine connexe.
		1.1.4.	Les associés n’auront pas le droit de :
			1.1.4.1.	se présenter comme candidat au Conseil d’administration;
			1.1.4.2.	proposer des modifications à la Constitution et aux règlements;
			1.1.4.3.	voter aux assemblées annuelles ou extraordinaires, mais seront admissibles aux autres privilèges dont jouissent les membres réguliers.
		1.1.5.	Toute personne admissible en vertu de l'article 1.1.1 et non admissible selon l'article 1.1.2, qui estime que le fait d'appartenir à l'association serait un avantage mutuel et qui n'est pas admissible d'une autre façon, peut soumettre une demande au Conseil d'administration aux fins d’examen.
		1.1.6.	Il incombe au requérant de fournir toutes les preuves nécessaires à l'établissement de son admissibilité. Les demandes clairement admissibles en vertu des articles 1.1.1 et 1.1.2 sont automatiquement approuvées. Toutes les autres sont soumises au Conseil d'administration qui en évalue l'admissibilité.
		1.1.7.	La décision du Conseil d'administration en ce qui a trait à ces demandes et à celles effectuées en vertu de l'article 1.1.5 et 1.1.6 est sans appel.
	1.2.	Droits, privilèges et obligations
		1.2.1.	Les demandes d'admission doivent être adressées par écrit au secrétaire sous la forme prescrite à l'occasion par l'Association.
		1.2.2.	Les membres ont des droits, des obligations et des privilèges égaux, sous réserve uniquement des conditions énoncées dans le présent règlement.
	1.3.	Démission
		1.3.1.	Tout membre peut démissionner à n'importe quel moment en donnant un avis écrit au trésorier et en acquittant toute dette figurant aux livres de l'Association à la date de l'avis.
		1.3.2.	Lorsqu'un membre se retire de l'Association, tous ses droits, intérêts et titres liés aux biens et à l'actif de l'Association doivent être transférés à cette dernière, et le membre demeure redevable à l'Association de tout droit impayé, ou argent dû, à la date où il se retire.
	1.4.	Radiation
		1.4.1.	Un membre peut être radié de l'Association par le Conseil d'administration pour un motif déterminé, ou rayé de la liste de membres par le secrétaire/trésorier :
			1.4.1.1.	lorsqu'il n'acquitte pas sa cotisation annuelle;
			1.4.1.2.	lorsque son emploi au sein d'un organisme fédéral soumis à la politique concernant la sécurité du gouvernement prend fin;
			1.4.1.3.	lorsqu'un agent de sécurité d’un ministère retire sa recommandation ou refuse de le recommander;
			1.4.1.4.	lorsque le Conseil d'administration n'accorde plu son soutien.
				HAUT
2.	Droits
	2.1.	Cotisations
		2.1.1.	Les cotisations sont fixées chaque année par le Conseil d'administration et sont approuvées à l'assemblée annuelle par une simple majorité des membres.
		2.1.2.	La cotisation est payable dès la présentation de la demande d'admission et, par la suite, chaque année à la date fixée par le Conseil d'administration.
			HAUT
3.	Bureaux
	3.1.	Siège social
		3.1.1.	Le siège social de l'Association est situé dans la région de la Capitale Nationale.
	3.2.	Autres bureaux
		3.2.1.	L'Association peut, par résolution, établir d'autres bureaux ailleurs au Canada si elle le juge nécessaire.
			HAUT
4.	Corporate Seal and Certification of Documents
	4.1.	Sceau de l'Association
		4.1.1.	Le sceau de l'Association prend la forme prescrite par le Conseil d'administration et porte le nom de l'Association, dans les deux langues officielles. La garde du sceau de l'Association est confiée au trésorier.
	4.2.	Attestation des actes
		4.2.1.	Le président a compétence pour attester des actes précis et, s'il y a lieu, pour charger tout membre de le faire en son nom.
			HAUT
5.	Conseil d'administration
	5.1.	Conseil d'administration
		5.1.1.	L'Association est gérée par un conseil d'administration comprenant :
			5.1.1.1.	un président;
			5.1.1.2.	un vice-président;
			5.1.1.3.	un secrétaire;
			5.1.1.4.	un trésorier;
			5.1.1.5.	le président sortant;
			5.1.1.6.	quatre (4) administrateurs; et
			5.1.1.7.	un (1) représentant du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT).
		5.1.2.	Les requérants de la demande de constitution en société deviendront les premiers administrateurs de la société. Leur mandat à continué jusqu'à ce que leurs successeurs soient élus en 1993.
		5.1.3.	À la première assemblée annuelle des membres en 1993, un conseil d'administration a été élu pour remplacer les administrateurs provisoires nommés dans les lettres patentes de la société.
		5.1.4.	Le Conseil d'administration peut déléguer, à tout comité, la totalité ou une partie des pouvoirs, fonctions et compétences pouvant légalement être délégués.
	5.2.	Élection du Conseil d'administration
		5.2.1.	Les administrateurs, à l'exception du représentant du Secrétariat du Conseil du Trésor, sont élus parmi l'ensemble des membres.
		5.2.2.	Les administrateurs forment chaque année un comité de nomination composé de 3 personnes choisies parmi l'ensemble des membres. Le comité acceptera les nominations et établira et gérera le processus de nomination et d'élection.
		5.2.3.	Le président du comité des nominations doit recevoir les mises en candidatures choisies dans l'ensemble des membres (en règle) au moins 3 jours avant l'assemblée générale annuelle et selon la façon prescrite par les administrateurs. Les renseignements minimums pour chaque nomination sont, notamment : le nom de la personne nommée, le poste pour lequel elle est nommée, le nom et la signature du membre qui propose la nomination et le nom et la signature du membre qui recommande la nomination.
		5.2.4.	Tout administrateur peut se présenter aux élections pour n'importe quel poste pendant un maximum de deux mandats consécutifs.
		5.2.5.	Un mandat au Conseil d’administration veut dire :
			5.2.5.1.	qu’il s'étend de la fin d'une assemblée annuelle jusqu’à la fin de l'assemblée annuelle suivante
		5.2.6.	Trois jours avant l'assemblée annuelle, le président devra nommer 3 scrutateurs ou plus qui feront rapport des résultats de l'élection des administrateurs au Conseil d'administration ainsi qu'à l'assemblée annuelle.
		5.2.7.	Tout membre qui n'est ni administrateur, ni candidat à un poste d'administrateur peut être scrutateur.
		5.2.8.	À l'assemblée annuelle, les membres élisent par voie de scrutin secret les candidats qui ont été validés par le Comité des nominations. Le nombre voulu d'administrateurs au Conseil d’administration sera déterminé comme suit :
			5.2.8.1.	le président, le vice-président, le secrétaire et le trésorier seront élus pour DEUX ANS;
			5.2.8.2.	les administrateurs seront élus pour UN AN.
		5.2.9.	En cas d'égalité des voix, le Conseil d'administration tranche.
	5.3.	Réunions du conseil
		5.3.1.	Le Conseil d'administration se réunit au plus tôt après l'assemblée annuelle de l'Association. Il se réunit au moins deux fois par année à l'endroit et à l'heure fixés par le président. Les administrateurs doivent recevoir un préavis d'au moins 5 jours avant chaque assemblée.
		5.3.2.	Le président convoque une assemblée extraordinaire du Conseil d'administration, à la demande d'une majorité d'administrateurs. La demande doit être soumise par écrit et préciser l'endroit et l'heure de l'assemblée, de même que la question qui y sera traitée.
		5.3.3.	Le président peut inviter le président de tout comité permanent ou spécial ou un représentant de toute organisation dûment constituée à assister à une assemblée régulière ou extraordinaire du Conseil, à titre d'observateur ou pour faire rapport sur toute question intéressant le Conseil.
		5.3.4.	Le quorum de toute assemblée du Conseil d'administration est constitué d'une majorité simple de ceux qui ont le droit d'être présents et de voter. À moins d'indication contraire, les membres présents formant quorum ont les pleins pouvoirs du Conseil pendant toute la réunion, même s'il n'y a plus quorum parce que des membres ont quitté l'assemblée. Au début de la réunion, les membres qui se sont déclarés en conflit d'intérêts sont pris en compte dans l'établissement du quorum.
		5.3.5.	Seuls les membres du Conseil d'administration ont droit de vote à toute réunion du Conseil. Les procurations ne sont pas autorisées aux réunions du Conseil d’administration.
		5.3.6.	Le président est d'office membre de tous les comités de l'Association.
	5.4.	Destitution
		5.4.1.	On peut démettre un administrateur de ses fonctions pour des motifs tels que :
			5.4.1.1.	le manquement continu, voulu au devoir ou l’abandon de ses fonctions;
			5.4.1.2.	l’omission ou le refus de dévoiler des renseignements essentiels au sujet des affaires de l’Association;
			5.4.1.3.	des dépenses, la signature de chèques non autorisées ou le mauvais usage des fonds de l’Association;
			5.4.1.4.	des déclarations trompeuses au sujet de l’Association et de ses administrateurs à des personnes de l’extérieur;
			5.4.1.5.	une condamnation au criminel.
		5.4.2.	The Board of Directors shall first ask the accused Director to resign. If the accused Director does not resign, the Board of Directors shall give notice of motion requesting the removal of the accused Director to be considered at a Special Meeting that shall be convoked for such purpose, at which the accused Director shall be given a reasonable opportunity to present a defence, after which a determination shall be made by a two-thirds vote.
	5.5.	Vacances
		5.5.1.	Lorsqu'une vacance survient au sein du Conseil à la suite d'une démission, d'une destitution ou pour toute autre raison, les administrateurs peuvent nommer un autre administrateur qui comblera la vacance jusqu'à la prochaine assemblée annuelle, alors qu'aura lieu l'appel de candidatures et que se tiendra l'élection pour le reste du mandat initial ou pour un nouveau mandat.
		5.5.2.	Les seules exceptions au paragraphe précédent concernent les vacances aux postes de président et de vice-président. Une vacance au poste de président sera comblée par le vice-président et une vacance au poste de vice-président sera comblée par un autre administrateur choisi par l'ensemble du Conseil d'administration.
			HAUT
6.	Membres du Bureau et fonctions
	6.1.	Membres du Bureau
		6.1.1.	Les membres du Bureau de l'Association sont, notamment :
			6.1.1.1.	le président;
			6.1.1.2.	le vice-président;
			6.1.1.3.	le trésorier.
		6.1.2.	Les membres du Bureau de l'Association sont élus conformément à l'article 5.2.9 du présent règlement.
	6.2.	Fonctions
		6.2.1.	Le président a pour fonctions :
			6.2.1.1.	d'établir l'orientation stratégique de l'Association;
			6.2.1.2.	d'assurer le fonctionnement efficace de l'Association et de s'assurer qu'elle répond en temps opportun aux besoins des membres.
		6.2.2.	Le vice-président a pour fonctions :
			6.2.2.1.	d'aider le président à établir et à maintenir l'orientation stratégique de l'Association;
			6.2.2.2.	d'assumer le rôle du président lorsque son poste est temporairement vacant;
			6.2.2.3.	de conseiller le président quant à la gestion de l'Association.
		6.2.3.	Le secrétaire a pour fonctions :
			6.2.3.1.	de rédiger et de conserver les procès-verbaux des réunions et les textes des décisions de l'Association;
			6.2.3.2.	de conserver les documents essentiels (p.ex., les Statuts et le Règlement) de l'Association;
			6.2.3.3.	d'établir et de maintenir les normes et les procédures de gestion des fonds de renseignements administratifs de l'Association;
		6.2.4.	Le trésorier a pour fonctions :
			6.2.4.1.	de gérer les affaires et la documentation financières de l'Association.
				HAUT
7.	Rémunération et indemnisation des représentants et des administrateurs
	7.1.	Rémunération
		7.1.1.	Aucun membre du Conseil d'administration, du Bureau ou d'un comité n'est rétribué pour les fonctions accomplies pour le compte de l'Association; ces personnes peuvent toutefois se voir rembourser des dépenses raisonnables qu'elles ont engagées dans l'exercice de leurs fonctions.
	7.2.	Indemnisation
		7.2.1.	Tout administrateur, ses héritiers, exécuteurs testamentaires ou administrateurs, ainsi que sa succession et ses effets, seront en tout temps tenus non responsables et indemnisés par l'Association des coûts, frais et dépenses que cet administrateur supporte au cours ou à propos d'une action, d'une instance ou d'une procédure intentée contre lui dans l'exercice des fonctions rattachées à son poste, sauf des coûts, frais et dépenses qui résultent de sa propre négligence.
			HAUT
8.	Comités
	8.1.	Les administrateurs sont habilités à former des comités pour combler les besoins et atteindre les objectifs de l'Association.
	8.2.	Tout membre d'un comité quelconque peut être destitué de ce comité ou d'un autre comité quelconque, par un vote unanime du Conseil d'administration ou par un vote majoritaire du Conseil, après que ce dernier a reçu une pétition demandant une telle destitution, laquelle pétition doit être signée par au moins 25 membres.
		HAUT
9.	Attestation
	9.1.	À suivre.
		HAUT
10.	Assemblées de l'Association
	10.1.	Assemblées annuelles
		10.1.1.	Le Conseil d’administration tiendra l’assemblée annuelle de l'Association chaque année au Canada pendant le mois de novembre. Les membres doivent être avisés au moins 14 jours à l’avance de toute assemblée de ce genre.
		10.1.2.	À toute assemblée annuelle, le quorum est de 25 membres présents ou par procuration.
		10.1.3.	Pourvu qu'il y ait quorum au début d'une assemblée, la séance peut se poursuivre même si, en cours de réunion, il n'y a plus quorum parce que des membres ont quitté. Les membres qui se sont déclarés en conflit d'intérêts sont pris en compte dans l'établissement du quorum.
	10.2.	Assemblées extraordinairess
		10.2.1.	Le Conseil d’administration peut lui-même convoquer une assemblée extraordinaire ou sur demande écrite d’au moins 25 membres
		10.2.2.	Le Conseil d'administration peut tenir une assemblée extraordinaire de l’Association à un endroit qu’il aura lui-même déterminé.
		10.2.3.	La question à traiter en assemblée extraordinaire doit figurer sur l'avis de convocation, avec suffisamment de détails pour permettre aux membres de prendre une décision raisonnable.
		10.2.4.	Un avis d'au moins 5 jours est requis pour la convocation des assemblées extraordinaires.
		10.2.5.	À toute assemblée extraordinaire, le quorum est de 25 membres présents, ou ayant répondu par courrier électronique ou par procuration. À moins d'indication contraire, une majorité des membres présents ou répondant par courrier électronique sont habilités à accomplir tous les actes devant être accomplis à cette assemblée.
		10.2.6.	Pourvu qu'il y ait quorum au début d'une assemblée, la séance peut se poursuivre même si, en cours de réunion, il n'y a plus quorum parce que des membres ont quitté. Les membres qui se sont déclarés en conflit d'intérêts sont pris en compte dans l'établissement du quorum.
	10.3.	Procuration lors des assemblées
		10.3.1.	Tout membre peut être représenté à l'assemblée annuelle de l'Association par un autre membre agissant par procuration, à la condition qu'une telle procuration soit écrite sur le formulaire prescrit.
		10.3.2.	Un rappel du droit de procuration doit figurer dans tous les avis de convocation aux assemblées.
		10.3.3.	Une procuration doit préciser la raison pour laquelle elle est donnée et est valable uniquement pour l'assemblée pour laquelle elle a été confiée.
		10.3.4.	Les procurations ou les avis de procuration doivent être déposés auprès du secrétaire au moins trois jours avant l’assemblée, n'incluant pas le jour où la procuration est déposée et le premier jour de l'assemblée.
	10.4.	Ordre des travaux
		10.4.1.	La procédure parlementaire régit la conduite de toutes les assemblées.
		10.4.2.	Pour toutes les questions non régies par le présent Règlement, il faut procéder en conformité avec le Robert's Rules of Order.
	10.5.	Vote
		10.5.1.	Sauf indication contraire dans le présent règlement, les membres individuels ont droit à un vote.
			HAUT
11.	Finances
	11.1.	Pouvoirs de signature
		11.1.1.	Tous les chèques émis au nom de l'Association doivent être signés par deux des trois agents désignés du Conseil d'administration.
	11.2.	Compte bancaire
		11.2.1.	Le Conseil d'administration devra décider quelle sera la banque de l'Association.
		11.2.2.	N'importe quel membre du Conseil d'administration peut être nommé pour endosser des chèques à déposer au compte bancaire de l'Association.
		11.2.3.	Tous les fonds de l'Association doivent être déposés au compte de l'Association.
	11.3.	Vérificateurs
		11.3.1.	Un vérificateur doit être nommé chaque année à l'assemblée annuelle des membres pour procéder à la vérification des états financiers de l'Association et rendre compte des résultats aux membres à l'occasion de l'assemblée annuelle suivante.
	11.4.	Exercice financier
		11.4.1.	L'exercice financier de l'Association commence le premier jour de janvier de chaque année.
		11.4.2.	Le trésorier doit déposer des états financiers à chaque réunion régulière du Conseil d'administration ainsi qu'à l'assemblée annuelle.
			HAUT
12.	Propriété intellectuelle
	12.1.	Il est interdit d'utiliser, sans le consentement écrit du Conseil d'administration, tout logo, signe, lettre ou symbole qui représente l'Association, ou de se présenter à titre de représentant ou de porte-parole officiel de l'Association.
		HAUT
13.	Sections
	13.1.	Formation de sections
		13.1.1.	À la demande écrite d'au moins dix personnes admissibles à la nomination, le Conseil d'administration peut former des sections locales de l'Association et les doter des pouvoirs voulus pour exécuter des programmes locaux compatibles avec les objectifs de l'Association. Le Conseil d'administration peut au besoin démanteler les sections.
		13.1.2.	Une section assure la gestion et la supervision de toutes ses affaires, sous réserve des prescriptions énoncées dans un document intitulé Règlement intérieur de la section, approuvé par le Conseil d'administration. La seule exception est la suivante : la section ne peut entreprendre une activité qui peut être considérée comme relevant de l'Association sans le consentement préalable des administrateurs de l'Association
		13.1.3.	En cas de dissolution d'une section, tous les droits, titres et intérêts de cette section dans les biens et l'actif de l'Association sont transférés à l'Association.
			HAUT
14.	Modification du Règlement
		14.1.1.	Le présent règlement intérieur peut être modifié à une assemblée annuelle, par un vote majoritaire des membres, pourvu qu'avis soit donné aux membres conformément au présent règlement intérieur.
		14.1.2.	Toute modification ou tout ajout apporté au Règlement ne peut entrer en vigueur avant d’avoir reçu l’approbation du ministre par le biais de Corporations Canada au sein d’Industrie Canada. Le Conseil d’administration devra, à la prochaine assemblée annuelle, remettre le Règlement modifié aux fins d’approbation ministérielle à : Section des services à la clientèle Corporations Canada Industrie Canada 9e étage, Tour Jean Edmonds Sud 365, avenue Laurier Ouest Ottawa (Ontario) K1A 0C8 Sans frais : 1-866-333-5556 Téléc. : 613-941-0601 Site Web de Corporations Canada
			HAUT
15.	Dissolution
	15.1.	Dissolution de l'Association
		15.1.1.	À la dissolution de l'Association et après paiement de toutes les dettes, le reliquat des fonds, placements et autres éléments d'actif sera affecté à des services de bien-être social, de santé, d'amélioration civique ou d'éducation ou à d'autres activités bénévoles ou caritatives.
				HAUT